PQC Consultants : PDCA and 7 QC Tools

https://www.youtube.com/watch?v=EUbUxZc4GrA&t=1424s&ab_channel=PQMConsultants

PQM Consultants 

Miky Nurhariadi

Problem Solving 

PDCA

7QC Tools

Ambil Data WEF Top 10 Skill yg harus dimiliki oleh anggota organisasi agar dapat bersaing dengna organisasi yang ada diluar sana

2015, 2020, 2022 (Outlook)

The formulation of the problem si often more essential than its solution, which may be merely a matter of mathematical or experimental skill. -- Einstein

Membedah formulasinya atau apa yang menyebabkan masalah dan apa yang dikatakan masalah tersebut. 

www.menti.com -- Digit code

Interaksi QnA lewat chatroom

Apa itu masalah ? 

Saat ekspektasi tidak bertemu dengan realita.

Atau lebih general, masalah adalah keadaan dimana kenyataan berbeda di bawah standar atau di atas standar. Perbedaan antara kondisi nyata dengan situasi yang diharapkan. 

Bisa dibawah standar atau diatas standar. Gap antara standar dan aktual ini adalah masalah.

Masalah adalah peluang kemajuan. 

Masalah -> Pemecahan -> Perbaikan -> Kemajuan

Inside of every problem lies an opportunity. -- Robert Kiyosaki

Dampak dari masalah : 

.Keluhan atau kehilangan pelanggan

.Pemborosan waktu, uang, sumber daya

.Kerja ulang atau rework

.Penurunan image perusahaan

.Penurunan motivasi kerja

Gimana kalau kerjaan seseorang itu flat saja, tidak ada masalah ?

Having no problem is the biggest problem of all. -- Taiichi Ohno (Former Toyota .. )

Kalo kita gapunya masalah, mungkin kita adalah masalahnya. Karena kalau tidak ada masalah, tidak akan ada kemajuan untuk perusahaan.

Video youtube : Pontiac - Mobilnya gasuka vanilla ice cream.

Problem solving : Proses untuk memahami, mempelajari, dan mengatasi problem agar tidak terulang kembali. 

Pemahaman masalah secara bersama-sama

Meniadakan waktu yang terbuang karena debat kusir

Mencegah masalah terulang kembali.

Masalah bisa dianggap selesai apabila:

.Akar penyebab masalah telah diketahui dengan tepat

.Dampak negatif telah hilang

.Dampak positif dapat dimanfaatkan atau dirasakan

.Solusi dikunci menjadi standar baru

Pola masalah

Masalah -> Frekuensi (daily, berulang, sekali tapi kerugian besar) 

Daily : kalau solusinya udah tau, lihat standar kerja, eksekusi. kalau solusinya gatau, pake metode Why-why analysis dan fishbone.

Berulang : solusi gatau : PDCA, DMAIC, KEPNER TREGOE / 7MP

Sekali : solusi gatau, sama kaya berulang. kalau solusi udah tau, tinggal eksekusi, project management.

PDCA

Plan - Do - Check - Act (Cyclic)

PDCA bukan sekali selesai. Diperkenalkan oleh W. Edward Deming (Siklus Deming) atau Siklus Perbaikan (Improvement Cycle).

.Identifikasi dan menganalisis masalah

.Mengembangkan pemecahan masalah yang bisa dikerjakan

.Menjamin bahwa masalah serupa tidak terulang kembali

SDCA Cycle. (Standard-Do-Check-Act)

Kalau ada penyimpangan dari sehari-hari, baru pake PDCA. Kalau baik, nanti buat SDCA baru. 

PDCA ada 8 langkah, bebas mau berapa langkah, bisa beda-beda. 

Dari 8 langkah, PLAN makan 4 langkah (setengahnya). 

PLAN:

.Identifikasi masalah

.Analisa data

.Analisa sebab

.Rencana penanggulangan

DO

.Penanggulangan (eksekusi)

CHECK

.Periksa hasil

ACT

.Standardisasi

.Tindak lanjut

Jangan pernah lompati satu langkah pun.

Berdasarkan pengalaman narasumber, penting juga di langkah 6 (Periksa hasil), cek dulu apakah hasil memuaskan atau tidak. 

Kalau tidak memuaskan, ada 4 poin yang terjadi:

.Kesalahan analisis data (invalid, salah diolah, salah analisis)

.Kurang tepat analisis sebab

.Kurang tepat perencanaan (langkah 4)

.Eksekusi tidak terealisasi (langkah 5)

Kalau memuaskan, langsung standardisasi (langkah 7).

7 QC Tools adalah senjata dari PDCA. 

Kasus ketemu harimau saat hiking, pake senjata apa ? Ada raket nyamuk, garpu, pisau, pistol, kayu/ranting.

Kita perlu tau dulu kondisinya, harimau ini sedang mengancam kita, atau lewat doang, atau kalau memang jinak jadi aman.

Sama seperti senjata yang kita lakukan pada metode PDCA kali ini. Ada 7 senjata, tapi tidak bisa digunakan sekaligus, harus sesuai dengan masalah nya apa dan situasinya. 

Stratifikasi

Mengelompokkan data atau problem

Lembar data

Korek data dari lapangan

Grafik

Perbandingan, pergerakan, proporsi

Pareto

Mana penyumbang terbesar dari masalah

Histogram

Pengamatan variasi

Fishbone

Menggali akar penyebab

Scatter

Melihat korelasi antar data

Gunakan alat-alat tersebut dalam waktu yang tepat dan kondisi yang dibutuhkan.

Hubungan antara 8 langkah PDCA dan 7 QC Tools. Screenshot aja matriksnya. 

--- selesai

QnA

Bagaimana cara menyelesaikan masalah kalau ada beberapa akar masalah, dan apakah harus ada yang diprioritaskan ? 

Prinsipnya semua akar masalah harus ditanggulangi. Tetapi kalau 'terpaksa' harus memilih, bisa pake teknik pemilihan sebab dominan. Bisa inter-relationship diagram, atau nominal group teknik dengan membuat kuantifikasi atau melihat hubungan dari data. Ambil akar masalah yang benar2 berkorelasi langsung dan punya korelasi yang cukup besar dengan masalah. Bisa lihat pake scatter, korelasi akar masalah dengan masalah. Scatter plus regresi linier. 

Kalau ternyata di PDCA ternyata berhenti di DO, berhenti karena manpower atau mesin. Gimana solusinya ? 

Pengalaman. Perlu dikomunikasikan semua stake holder yang terlibat untuk mau melakukan, atau top management kalau perlu. Kalau internal memang terbatas sumber daya, solusinya pake pihak ketiga. Tapi ada biaya tambahan, dan kalau solusi ternyata dieksekusi oleh pihak ketiga, knowledge-nya dikasih tau ga. Percuma kalau kita tidak tau kenapa-nya. 

--